Légale et juridiquement valable, la signature électronique ou e-signature est la transposition numérique authentifiée, par cryptage, de la version manuscrite. Utilisée pour faciliter les échanges en entreprise ou encore pour dématérialiser la gestion des documents physiques, la signature électronique ne peut servir qu’avec une certification électronique et un logiciel dédié. Mais comment trouver la solution adaptée à vos besoins et votre activité ?
L’essentiel à savoir avant de se lancer
La signature électronique, constituée à partir de caractères cryptés, permet de mettre en place un dispositif d’authentification du signataire de manière fiable. Cela permet de garantir que le document n’a été ni modifié ni altéré durant les échanges. Afin que la signature puisse avoir une valeur juridique, elle devra être réalisée avec un logiciel de signature électronique conforme aux normes en vigueur.
Si la plupart des entreprises optent pour la signature électronique dans le but de numériser la gestion des actes juridiques, elle peut cependant offrir de nombreux avantages notamment en améliorant la collaboration pour un meilleur ROI et en facilitant la signature des documents importants à distance. En plus de réduire les déplacements, cette solution facilite également les flux de circulation et de traitement des documents administratifs.
Sachez enfin qu’il est indispensable de disposer d’un certificat électronique délivré par les autorités de certification pour pouvoir utiliser la signature électronique. Cette attestation permet en effet d’authentifier l’identité du titulaire du certificat.
Quels sont les points à vérifier pour adopter la signature électronique ?
Tous les logiciels de signature électronique ne possèdent pas le même niveau de sécurité ou de recevabilité devant la Justice. La validité d’un logiciel résulte en effet du respect des réglementations en vigueur à travers les fonctionnalités proposées par l’éditeur. Pensez donc à vous assurer que la solution proposée soit conforme à la norme et compatible avec vos systèmes d’exploitation.
Pour garantir un suivi et une gestion efficace des certificats numériques et électroniques, le logiciel choisit devra également s’appuyer sur une infrastructure PKI (public key infrastructure) ou infrastructure à clés publiques. Elle permet entre autres d’enregistrer les utilisateurs, de générer ou révoquer les certificats, de publier les certificats et l’authentification de leur utilisateur… Assurez-vous par ailleurs que les certificats dont vous disposez répondent à la norme internationale X.509 permettant de vérifier qu’un document n’a pas subi de modification.
Une fonctionnalité d’un bon logiciel de signature électronique à connaître : la possibilité d’authentifier le document au-delà des murs de l’entreprise. N’hésitez pas à vous renseigner sur un logiciel donné avant de prendre une décision : bouche-à-oreille, recommandation d’un partenaire, avis des utilisateurs sur Internet, réputation de l’éditeur, performance et niveau de satisfaction des utilisateurs.
Quel logiciel choisir ?
En raison de la multitude de solutions proposées par les éditeurs, le choix d’un logiciel de signature électronique adapté à vos attentes et votre budget peut s’avérer difficile. Afin d’orienter votre décision, plusieurs critères sont à considérer :
. Simplicité de la prise en main et la manipulation
. Opérations simplifiées pour la signature ou l’authentification
. Gestion des formulaires électroniques : importation et indexation
D’autres fonctionnalités comme la possibilité de signer des documents en lot ou la personnalisation du logiciel en fonction du workflow de l’entreprise vous feront par ailleurs gagner un temps considérable. Pensez-y lors de la prise de décision.
Le niveau de fiabilité des signatures électroniques dépend des logiciels et des technologies utilisés pour les créer. Pour les transactions sensibles et de valeur, mieux vaut utiliser des signatures électroniques de meilleure qualité. Vu sous cet angle, les entreprises concernées seront invitées à utiliser des e-signatures dotées d'un niveau de confiance supplémentaire auprès du public, une sorte de signature électronique « haut de gamme » avec : authentification et établissement du lien entre le signataire et les informations, intégrité et diminution du risque d’interception par des hackeurs, non-répudiation garantie de l’origine de la signature électronique.
