Depuis quelques semaines, le terme SEPA hante le net et les autres médias et les banques envoient à leurs clients des dépliants d'information sur ce sujet. L'abréviation SEPA signifie "Single Euro Payments Area", c'est-à-dire "espace unique de paiement en euros". Parce que le passage au SEPA est très important pour les entreprises et les indépendants, les opérations de paiement dans l'Union européenne ont été normalisé. Il n'y a donc plus de différence entre les virements et les prélèvements nationaux et paneuropéens en euros.
Ce processus s'est déroulé par petites étapes sur plusieurs années et reste contraignante pour toutes les entreprises, les indépendants, les autorités, les associations et les administrations publiques à partir de la date susmentionnée. Les clients particuliers des banques, en revanche, ont le droit d’adapter leurs paiements en conséquence pendant une période de transition de deux ans dans certains pays comme l’Allemagne.
Les changements apportés par le SEPA
Le SEPA abolira notamment les procédures de paiement pour les prélèvements et les virements avec un numéro de compte et un code de tri bancaire utilisés pour les paiements nationaux. En revanche, les factures et les prélèvements pour les opérations de paiement nationales devront indiquer l'IBAN et les IBAN et BIC transfrontaliers.
Le BIC n'est donc plus nécessaire pour les paiements nationaux, mais devra encore être fourni pour les paiements paneuropéens.
L'IBAN - le numéro de compte bancaire international - sera donc également d'une grande importance pour les opérations de paiement nationales. Ce numéro se compose du code bancaire et du numéro de compte du compte concerné, complétés par un code pays et un chiffre de contrôle à deux chiffres. Le chiffre de contrôle est destiné à identifier d'éventuels numéros transposés et à prévenir ainsi les transferts incorrects.
Que signifie le SEPA pour les entreprises et les indépendants ?
Selon la taille de l'entreprise, le nouvel espace unique de paiement en euros entraînera des charges de travail différentes pour les entreprises et les indépendants. Et il est certainement temps de commencer à prendre les mesures nécessaires pour le passage au SEPA.
Une étude a d’ailleurs déterminé qu’environ 35 % des PME n'ont pas encore fait face à cette transition et qu'environ 25 % ne peuvent pas encore présenter de plan concret pour la transition. Les causes peuvent être diverses car les employeurs dirigeants leurs entreprises et les indépendants peuvent ne pas encore présenter les critères essentiels pour réaliser la transition.
Les entreprises qui font de la comptabilité en partie double doivent notamment adapter certains éléments comme les données de base et les processus, ainsi que les modifications des conditions générales et des documents commerciaux.
Il y a donc de nombreuses mesures organisationnelles que l’employeur et le travailleur indépendant doivent prendre pour intégrer le système SEPA dans le cadre des opérations, notamment les suivantes :
- Il convient de vérifier si les systèmes informatiques ou de TI sont prêts pour le SEPA (ce qui est probablement le cas pour la plupart d'entre eux, car les sociétés de logiciels intégreront rapidement ces nouvelles fonctionnalités dans les mises à jour de leurs logiciels de comptabilité et les annonceront à leurs clients).
- L'IBAN/BIC doit être ajouté à la fiche client de la comptabilité. Vous devez demander ces données à vos clients ou partenaires commerciaux en temps utile.
- Les nouveaux numéros doivent être indiqués sur la facture et les en-têtes de lettre.
- Toute personne utilisant le système de domiciliation doit insérer les nouveaux mandats de domiciliation dans les formulaires.
- Il faut également organiser la migration vers un système de prélèvement SEPA, ce qui implique de nombreuses étapes (telles que la demande de Creditor ID, la conclusion d'un accord de recouvrement avec votre propre établissement de crédit, etc.)
- Les fournisseurs de logiciels de comptabilité mettront en temps utile à la disposition de leurs clients des mises à jour compatibles avec le SEPA pour les différents programmes. En outre, la plupart d'entre eux proposeront probablement des assistants d'installation, des listes de contrôle et d'autres conseils pour faciliter au maximum la transition pour les entreprises.
- Si un travailleur indépendant n'utilise pas la domiciliation pour ses clients mais se contente de rédiger des factures, il n'aura pas à se débattre avec de trop nombreux changements administratifs. Mais n'oubliez pas d'ajuster en conséquence les données bancaires figurant sur les lettres de facturation. S'il y a aussi des données bancaires sur d'autres documents commerciaux, celles-ci doivent bien sûr être modifiées.
Attention, toute personne qui arrivera trop tard dans sa transition ne pourra plus participer aux opérations de paiement électronique.
Les avantages du SEPA
La procédure de paiement uniforme dans toute l'Europe présente quelques avantages. En effet, les transferts vers des clients ou partenaires commerciaux étrangers sont sensiblement plus rapides et également moins chers.
La procédure de débit direct, qui est particulièrement populaire par exemple en Allemagne, peut désormais être utilisée au-delà des frontières. Seules les règles en la matière seront modifiées, y compris celles relatives au système national de prélèvement, qui comprend l'autorisation de prélèvement et la procédure de prélèvement.
Toute personne souhaitant obtenir des informations plus détaillées sur le SEPA Core Direct Debit (qui correspond au précédent schéma d'autorisation de prélèvement) et le SEPA Business Direct Debit (qui correspond au schéma de prélèvement, ne peut être utilisé qu'entre entreprises) peut se renseigner en ligne ou auprès des établissements bancaires.
